Komputer/Teknologi · Pendidikan

SISTEM PENGOLAHAN DATA DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

LOGO STIKI INDONESIA

Sistem Pengolahan Data

1. Pengertian dasar dan tujuan pengolahan data

Data merupakan suatu penggambaran fakta, pengertian suatu instruksi yang selanjutnya dapat disampaikan dan juga diolah oleh manusia atau mesin. Contoh data misalnya data angka, karakter, alphabet, simbol, gambar atau suara dan lainnya. Data juga adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian yang terjadi dan kesatuan yang nyata.

Pengertian dari pengolahan data atau data processing merupakan manipulasi data ke bentuk yang lebih informative atau berupa informasi. Informasi merupakan hasil dari kegiatan pengolahan suatu data dalam bentuk tertentu yang lebih berarti dari suatu kegiatan atau suatu peristiwa.

Ada beberapa fungsi dasar dan tujuan dari pengolahan data, diantaranya :

  1. Pengolahan data untuk mengambil program dan juga data berupa masukan atau input data.
  2. Pengolahan data untuk menyimpan program data dan menyediakan suatu pemrosesan.
  3. Pengolahan data untuk menjalankan proses aritmatika dan juga logika pada suatu data yang tersimpan.
  4. Pengolahan data untuk menyimpan hasil sampai hasil akhir suatu pengolahan.
  5. Pengolahan data juga bisa berfungsi untuk menampilkan dan juga mencetak data yang sudah tersimpan.

Tujuan dari pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record organisasi yang akurat dan up-to-date.

2. Tugas pengolahan data

  1. Pengumpulan Data

Pada pengumpulan data, sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal organisasi dan transaksi lingkungan organisasi.

  1. Perubahan Data / Manipulasi Data

Perubahan data / Manipulasi data adalah proses pengolahan data menjadi informasi yang lebih berguna. Proses yg dilakukan dalam Perubahan data ini meliputi:

  • Pengklasifikasian

Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang komputer, kode adalah salah satu atau beberapa karakter yang di gunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (no pegawai), departemen pegawai (no departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas gaji).

  • Pengurutan (Sorting)

Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk pegawai terkumpul menjadi satu.

  • Perhitungan

Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan. Dalam sistem gaji misalnya, upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.

  • Pengikhtisaran

Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dst.

  1. Penyimpanan Data

Data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.

  1. Penyiapan Dokumen

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar organisasi. Umumnya, output berbentuk dokumen tercetak. Namun, semakin banyak pemakai menggunakan tampilan layar. Output pada SIA dipicu oleh 2 hal :

  • Oleh suatu tindakan, output dihasilkan jika sesuatu terjadi
  • Oleh jadwal waktu, output dihasilkan pada saat tertentu.

Proses tersebutlah yang dimaksud proses penyiapan dokumen.

3. Contoh sistem pengolahan data

Sistem yang melakukan tugas pengolahan data adalah Sistem pengolahan data. Dalam pandangan orang, sistem pengolahan data adalah sama dengan sistem akuntansi. Pandangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya komputer hanya diterapkan untuk tugas akuntansi, dan penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP.

Dalam sistem akutansi yang dikenal, ada sistem pengolah data yang lebih spesifik yaitu sistem database. Sistem database sendiri merupakan teknologi yang hadir seiring dengan perkembangan teknologi komputer yang dimana diciptakan dan dikembangkan secara khusus untuk mengolah database agar dapat diakses dengan lebih mudah dan cepat namun juga tetap akurat agar penggunaannya tentu semakin efektif dan efisien sesuai dengan tuntutan jaman dan perkembangan dari teknologi informasi saat ini.

Konsep database yaitu integrasi logis dari catatan-catatan file. Tujuan dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dgn menempatkan spesifikasi dalam tabel & kamus yang terpisah secara fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.

Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data :

  1. Sistem manual

Sistem pertama adalah manual system ini hanya terdiri atas orang, pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan record dari operasi perusahaan.

  1. Mesin keydriven

Penemuan mesin ini seperti cas register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar.

  1. Mesin punched card

Dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam bentuk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting.

  1. Komputer

Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil mengandalkan komputer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.

4. Peranan pemrosesan data dalam pemecahan masalah

Pengolahan data dapat bermanfaat untuk meminimalkan kebutuhan dari tenaga manusia. Hal ini tentu dikarenakan pekerjaan yang sudah dapat dilakukan secara otomatis oleh peralatan dengan bantuan alat seperti komputer. Keuntungan lainnya dalam menggunakan pengolahan data adalah dari kemampuan komputer dalam memproses data yang lebih besar dan akurat serta memiliki kecepatan yang lebih baik dan dapat dilakukan secara otomatis dan juga serentak.

Proses kerja komputer secara sederhana adalah :

  1. Menerima perintah yang User masukan melalui perangkat input seperti keyboard dan mouse.
  2. Mengolah perintah yang sudah diterima dari User, perangkat keras yang mengelola perintahnya adalah prosesor atau juga sering disebut sebagai otak komputer.
  3. Mengeluarkan (Output) hasil dari perintah yang sudah diolah didalam prosesor melalui perangkat output seperti monitor (mengeluarkan tampilan), spiker (mengeluarkan suara), printer (mengeluarkan hasil cetakan) dan melalui perangkat output

Dalam sebuah komputer terdapat alat input dan output yang bekerja saling berhubungan satu sama lain. Semua alat input dan output dapat berkontribusi pada pemecahan masalah baik secara langsung dan tidak langsung. Contoh: keyboard , display, printer dan plotter (berperan langsung), source data automation device, microfilm (berperan tidak langsung).

Seperti halnya perangkat keras, perangkat lunak dapat juga berperan langsung atau tidak langsung. Contoh: sistem operasi (berperan tidak langsung), aplikasi bisnis umum dan industri (berperan tidak langsung), sebagian perangkat lunak aplikasi peningkatan produktivitas organisasi perorangan (berperan tidak langsung), spreadsheet, analisis statistik dan perkiraan, manajemen proyek(berperan langsung).

Sistem Informasi Manajemen

1. Pengertian dasar SIM

Sistem informasi manajemen atau SIM (bahasa Inggris : management information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional suatu organisasi.

Dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen, berbagai macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan analisis manajemen selalu dapat diselesaikan dengan cepat. Sistem Informasi Manajemen dapat berjalan secara baik jika didukung dengan teknologi yang canggih, sumber daya manusia yang berkualitas dan komitmen organisasi. Sistem Informasi Manajemen sangat berguna untuk mendukung fungsi manajemen, operasional dan pengambilan suatu keputusan.

Kegiatan SIM juga dapat mendukung proses bisnis pada sebuah organisasi dan sangat penting untuk kelangsungan organisasi. Jadi organisasi harus memiliki komitmen untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen, supaya berbagai proses pada organisasi termasuk proses produksi dapat berjalan dengan baik dan tentunya dapat memberikan keuntungan juga.

Agar informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen dapat berguna bagi manajemen, maka analisis sistem harus mengetahui berbagai macam kebutuhan informasi yang dibutuhkannya misalnya dengan mengetahui berbagai kegiatan pada masing-masing tingkatan manajemen dalam organisasi dan tipe keputusan yang bisa diambil untuk menyelesaikan permasalahan. Dapat dikatakan bahwa dibentuknya sistem informasi manajemen atau SIM pada suatu organisasi yaitu supaya manajemen dapat memiliki berbagai informasi bermanfaat yang nantinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

Secara singkat dapat kita definisikan bahwa sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang membuat tersedianya informasi bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa untuk mencapai suatu tujuan dalam proses manajemen.

  • Konponen SIM
  1. Information Reporting Systems

Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.

  1. Decision Support Systems

Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.

  1. Executive Information Systems

Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas.

  •  Tujuan Sistem Informasi Manajemen
  1. Tujuan Umum
  • Menyediakan informasi yang dipergunakan untuk perencanaan, pengendalian, pengevaluasian dan perbaikan berkelanjutan.
  • Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
  • Menyediakan informasi yang akan digunakan dalam perhitungan harga pokok, rekrutmen atau tujuan-tujuan manajerial lain.
  1. Tujuan bagi perushaan
  • Menunjang kegiatan bisnis operasional.
  • Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan atau respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan sistem informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi ke berbagai fungsi bisnis menjadi kritis atau penting.
  • Menunjang untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dapat mengombinasikan informasi untuk membantu manajer menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya.
  • Sistem informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih tepat, dan lebih bermakna.
  • Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran stategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.
  1. Tujuan bagi manager
  • Melakukan monitoring terhadap kinerja anak buah
  • Memberikan penilaian langsung terhadap kinerja anak buah
  • Menerima laporan dan juga hasil pekerjaan dari anak buah atau bawahan

2. Konsep Sistem Informasi Organisasional

SIM adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan . Dengan kata lain SIM merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Dalam teori SIM, komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Bagaimanapun juga untuk melakukan koordinasi dalam SIM akan lebih terbantu jika melibatkan komputer.

3. Peranan SIM dalam pemecahan masalah

SIM mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi. Karena sangat mempengaruhi terhadap maju mundurnya sebuah organisasi. Setiap organisasi baik itu organisasi yang besar maupun yang kecil pasti mempunyai sistem informasi yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan dan masalah yang terjadi pada organisasi tersebut.

Sekarang ini, penerapan SIM dalam suatu organisasi pasti akan melibatkan penggunaan komputer untuk membantu mengolah data yang ada untuk menjadi informasi yang dibutuhkan. Informasi yang tepat, cepat dan akurat akan menjadikan suatu organisasi menjadi berkembang dengan pesat. Semakin besar suatu organisasi maka semakin komplekslah pengelolaan sistem informasinya, karena data yang diolah menjadi semakin banyak dan bervariasi.

Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan dalam suatu organisasi dapat diuraikan menurut tiga tahapan proses pembuatan keputusan, yaitu pemahaman, perancangan (design), dan pemilihan.

  1. Pemahanan

Pada tahap pemahaman hubungannya dengan SIM adalah pada proses penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara tersebut. Sistem Informasi sendiri harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi-situasi yang jelas dan menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah-masalah tersebut dapat ditangani

  1. Peracangan

Pada tahap perancangan (design), kaitannya dengan SIM adalah membuat model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya.

  1. Pemilihan

Pada tahap pemilihan, SIM menjadi paling efektif apabila hasil-hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, maka peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian. Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih berbagai model keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas) serta menentukan prosedur pemilihan.

  1. Keputusan

Dukungan SIM untuk pembuatan keputusan terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pencarian kembali database, perangkat lunak statistika dan analitik lainnya, serta suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model-model keputusan. Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, .yang menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Istilah pemahaman disini mempunyai arti sama dengan pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada proses pemilihan.


Studi Kasus :

PERUSAHAAN TRANSPORTASI “GOJEK”

GO-JEK merupakan perusahaan penyedia jasa layanan transpotasi dengan menggunakan armada Motor yang saat ini telah memimpin revolusi industri transportasi Ojek di wilayah jabodetabek. PT. Gojek Indonesia (Go-jek), pertama kali didirikan oleh Nadiem Makarim pada tahun 2010. Go-Jek adalah perusahaan berjiwa sosial yang memimpin revolusi industry transportasi Ojek. Go-Jek bermitra dengan para pengendara Ojek berpengalaman di Jakarta, Bandung, Bali & Surabaya dan menjadi solusi utama dalam pengiriman barang, pesan antar makanan, berbelanja dan berpergian di tengah kemacetan. Tukang ojek yang bernaung di GoJek juga sudah mencapai 7.500 driver di area Jabodetabek saja. Dengan perkembangannya yang pesat ini, kabarnya Go-Jek telah menuai prestasi sebagai Juara 1 dalam kompetisi bisnis Gobal Entrepreneurship, Program Indonesia (GEPI) di Bali. Selain itu, Go-Jek telah memperoleh berbagai penghargaan dari komunitas bisnis maupun sosial.

Di situs resminya disebutkan Go-Jek memberikan layanan jasa kurir (90 minute delivery anywhere in the city), Jasa transportasi (transparent pricing, free shower cap and masker), Jasa delivery makanan (delivering your favorite food under 60 minutes in Jabodetabek) dan Jasa belanja dengan nominal dibawah 1 juta rupiah (shop for food, ticket, medicine, anything under RP 1.000.000. we`ll pay for it first). Go-Jek dapat dipesan melalui Go-Jek App yang bisa diunduh melalui Play Store maupun App store. Dengan aplikasi Go-Jek, para pengemudi tidak perlu menunggu lama pelanggan dan membuang waktu di pangkalan. Aplikasi Go-Jek melakukan sentralisasi pemesanan dan membagikan ke para pengemudi yang dekat dengan lokasi Pelanggan (seperti sistem pemesanan Taksi). Hal ini menyebabkan waktu tunggu pengemudi menjadi sedikit sekali, sehingga para pengemudi Go-Jek lebih efektif dan efisien dalam melakukan pekerjaannya.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s